El timeboxing como estrategia para gestionar tu tiempo

¡Mis saludos cordiales a todos y a mi querida TRIBU INTELIGENTE!

Desde que comencé a dar mi acompañamiento en temas de rendimiento personal, una situación bien común que se presenta en gran parte de mis clientes, y que a mí también me ocurría mucho, es el caso del tiempo asignado a una tarea resultara insuficiente afectando toda la agenda de trabajo. Es probable que también te suceda, y eso me mueve a contarte qué puedes hacer al respecto.

Existe una ley de rendimiento que propone justo lo opuesto a lo que nos pasa comúnmente con la asignación de tiempo, es la ley de Parkinson, que establece que “el trabajo se expande hasta que ocupa por completo el tiempo destinado para su realización”. 

Para que esta ley opere a nuestro favor, primero tenemos que ser realistas al momento de asignar el tiempo de cada actividad de nuestra agenda; además debemos tener una estrategia que respalde el cumplimiento de este tiempo. 

Una de las estrategias más conocidas en la gestión del tiempo es el TIMEBOXING. Aseguro que si la empleas correctamente esta te ayudará a recuperar el control de tu cronograma. Además, el timeboxing puede ayudarte a enfrentar la procrastinación, recuperar el rendimiento perdido y centrarte en el trabajo que realmente te importa.

Esta funciona estableciendo un “bloque de tiempo” a cada tarea, es decir, un lapso específico para cada trabajo en concreto. Planificar de antemano cuánto tiempo te llevará finalizar una tarea te permitirá organizar de manera consciente cómo lo usarás y en qué trabajarás.

Esto puede ayudar a reducir los preparativos o detalles del trabajo que pueden llegar a ocupar hasta un 60% de nuestra jornada. Este porcentaje, disminuye considerablemente, si te aseguras de tener a mano todo lo que necesitas al momento de comenzar a trabajar. Recomiendo que asignes un bloque de tiempo al momento de la “preparación”. Este lapso es un punto ciego para muchas personas y pasa desapercibido en nuestras agendas.

Por ejemplo, tienes una reunión a las 8:30 a.m. con tu equipo. Pregúntate ¿Qué debe ocurrir antes de que la reunión pueda iniciar?  Y tú respondes: Debo llegar a las 8:00 a.m., recoger unos documentos, buscar la agenda en la pc o tableta, tomar un café, sacar unas copias, etc.… A estas cosas usualmente no se le da un tiempo específico, por considerarlas acciones sencillas o “insignificantes”. Recuerda un viejo adagio que dice: “lo que no se puede medir, no se puede controlar”. ¡Desde hoy comienza a tomarlas en cuenta!

La técnica del timeboxing puede basarse en un bloque de tiempo “rígido” o “flexible”, independientemente del motivo por el que quieras implementarlo. El primer paso es decidir si establecerás una opción u otra.

Un bloque de tiempo rígido significa que debes detener o interrumpir tu tarea o actividad cuando alcances el límite de tiempo establecido, incluso si no has completado la tarea. Establecer bloques de tiempo rígidos puede ser muy útil si tiendes a ser perfeccionista y sueles revisar una y otra vez los trabajos ya finalizados.

Los bloques de tiempo rígidos también pueden asegurarte de que abordes todas las tareas pendientes. Del mismo modo, pueden ayudar a que se traten todos los temas de la agenda durante una reunión.

Por otro lado, un bloque de tiempo flexible se puede adaptar un poco más, en este caso, el límite de tiempo establecido es “tentativo” o es una referencia para saber cuándo debes concluir lo que estás haciendo y pasar a la siguiente tarea.

Puedes establecer bloques de tiempo flexibles para organizar trabajos complejos, especialmente si al comenzar la tarea no estás seguro de cuánto tiempo te llevará realizarla. 

Hay mucho que decir del timeboxing, es una herramienta súper efectiva. Espero haber despertado tu curiosidad para que comiences a indagar sobre ella.  

Si quieres saber más sobre este y otros temas relacionados al rendimiento personal, te invito a seguirme en Instagram: @fannyigorisrd

¡Entrena tu ser, comienza tu hacer!